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Python Software Foundation: Lieferantenrichtlinien

Einleitung

Die Lieferantenrichtlinien der Python Software Foundation (PSF) sollen Leitlinien dazu geben, ob Dienstleistungen unter ein Arbeitsverhältnis oder eine Lieferantenbeziehung fallen, ferner Lieferanten und Rechnungsanforderungen sowie Anforderungen an Steuerdokumente definieren.

Die Python Software Foundation bietet keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde ausschließlich zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu bestimmt, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu leisten, und sollte auch nicht darauf gestützt werden. Bitte konsultieren Sie Ihre Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater, bevor Sie Transaktionen durchführen.

Mitarbeiter vs. Freiberufler

Zweck

Festlegung einer Richtlinie zur Bestimmung, ob eine an die PSF geleistete Dienstleistung von einem Mitarbeiter oder einem Auftragnehmer erbracht wird.

Faktoren

Im Allgemeinen gilt: Wenn die Kontrolle bei der PSF liegt, ist eine Person ein Mitarbeiter. Wenn die Person unabhängig ist, ist sie ein unabhängiger Auftragnehmer.

Bei der Bestimmung des Status als Mitarbeiter vs. Auftragnehmer berücksichtigt die PSF die folgenden Kriterien:

  1. Kontrolliert die PSF, was der Arbeitnehmer tut und wie er seine Arbeit ausführt, oder hat sie das Recht dazu?
    1. Unabhängige Auftragnehmer entscheiden selbst, wie und wo sie arbeiten und welche Werkzeuge zur Erledigung der Arbeit verwendet werden sollen. Sie tragen das Risiko für ihren eigenen Gewinn/Verlust bei einem Projekt.
    2. Die PSF hat das Recht, die Arbeit von Mitarbeitern zu kontrollieren und führt regelmäßige Leistungsbeurteilungen durch, um sicherzustellen, dass die Arbeitsergebnisse den Erwartungen des Managements entsprechen.
  2. Werden die geschäftlichen Aspekte der Arbeit des Arbeitnehmers von der PSF kontrolliert? (Dazu gehören Dinge wie die Bezahlung des Arbeitnehmers, ob Spesen erstattet werden, wer Werkzeuge/Materialien bereitstellt usw.)
    1. Mitarbeiter sind Angestellte, die von der PSF wöchentlich oder stündlich bezahlt werden.
    2. Unabhängige Auftragnehmer werden auf Vertragsbasis bezahlt, wobei die Häufigkeit der Zahlung durch den Vertrag festgelegt wird.
    3. Mitarbeitern werden Auslagen erstattet und sie erhalten Materialien zur Ausführung der Arbeit.
    4. Unabhängige Auftragnehmer sind für ihre eigenen Ausgaben verantwortlich und müssen ihre eigenen Werkzeuge und Materialien mitbringen. In einigen Fällen können direkte Auslagen, wie z. B. Reisekosten, wie im Vertrag festgelegt, von der PSF erstattet werden, ohne den Status des Auftragnehmers zu beeinträchtigen.
  3. Gibt es schriftliche Verträge oder Anstellungsbenefits (z. B. Pensionskasse, Versicherung, Urlaubsabgeltung usw.)?
    1. Potenziellen Bewerbern wird ein Angebotsschreiben mit den allgemeinen Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Jahresgehalt, Anspruch auf Leistungen und Beginn des Arbeitsverhältnisses, vorgelegt.
    2. Die PSF übernimmt die Verantwortung für die Arbeitslosenversicherung, die gesetzliche Unfallversicherung und alle bundesstaatlichen oder staatlichen Lohnsteuern des Arbeitgebers für Mitarbeiter. Die PSF ist nicht für die Zahlung von Arbeitgebersteuern für Auftragnehmer verantwortlich. Wenn es sich bei dem Auftragnehmer jedoch um eine Nicht-US-Staatsbürgerin handelt, kann die PSF für die Einbehaltung und Abführung von Steuern an die IRS verantwortlich sein.
    3. Die allgemeine Haftpflichtversicherung der PSF deckt alle Mitarbeiter und Auftragnehmer ab, die im Auftrag der PSF tätig sind, und gilt nicht als Mitarbeiterleistung.
  4. Wird die Beziehung fortbestehen und ist die erbrachte Arbeit ein wichtiger Aspekt des Geschäfts?
    1. Mitarbeiter werden in der Regel auf unbestimmte Zeit eingestellt. Unabhängige Auftragnehmer werden in der Regel für eine bestimmte Zeit und für ein oder mehrere bestimmte Projekte eingestellt, wie in ihrem Vertrag angegeben.
    2. Arbeiten, die ein wichtiger Aspekt des Geschäfts sind, sollten nicht an externe Auftragnehmer vergeben und von Mitarbeitern ausgeführt werden.

Ein neues Gesetz in Kalifornien begrenzt die Arbeit, die ein Auftragnehmer für ein Unternehmen leisten kann. Arbeiten, die zum normalen Geschäftsbereich eines Unternehmens gehören, dürfen nicht an externe Auftragnehmer vergeben werden. Darüber hinaus dürfen Auftragnehmer nicht für mehr als 35 einzelne Projekte pro Jahr eingestellt werden.

Formular SS-8

Wenn nach Prüfung dieser Beweiskategorien unklar ist, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, kann das Formular SS-8, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, bei der IRS eingereicht werden. Das Formular kann entweder vom Unternehmen oder vom Arbeitnehmer eingereicht werden. Die IRS prüft die Fakten und Umstände und bestimmt offiziell den Status des Arbeitnehmers.

Definition von Lieferant

Zu den Lieferanten gehören verschiedene juristische Personen, die der PSF Waren und Dienstleistungen anbieten. Typische juristische Personen sind Einzelpersonen/Einzelunternehmer, S-Corporations, C-Corporations, Personengesellschaften und LLCs.

Zu den Lieferanten gehören juristische Personen, die für Rechnungen oder unabhängige Auftragnehmerverträge bezahlt werden, sowie Auszeichnungen und Honorare.

Weitere Informationen zu Steuerdokumentation und Auswirkungen für verschiedene Arten von Lieferanten finden Sie im Abschnitt Steuerdokumente für Lieferanten.

Rechnungen

Die PSF verlangt in der Regel eine Rechnung, um eine Lieferantenzahlung zu bearbeiten, es sei denn, ein vollständig ausgeführter Letter of Agreement oder ein Vertrag enthält Zahlungsinformationen. Rechnungen sollten innerhalb von 5 Tagen nach Ende eines Kalendermonats per E-Mail an accounting@python.org gesendet werden.

Inhalt von Rechnungen

Rechnungen sollten folgende Informationen enthalten:

  • Name des Lieferanten
  • Adresse des Lieferanten
    • Straße, Stadt, Bundesland/Provinz, Postleitzahl, Land
  • Rechnungsdatum
    • MUSS im selben Monat liegen, in dem die Arbeit abgeschlossen wurde
  • Rechnungsnummer
  • Zahlungsbedingungen
  • Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
  • Rechnungsbetrag und Währung (z. B. „USD“ für US-Dollar)
  • Gewünschte Zahlungsart und entsprechende Zahlungsanweisungen

Beispiel einer Rechnung

Eine kostenlose Rechnungsvorlage finden Sie hier.

Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen sind definiert als die Anzahl der Tage, bis eine Rechnung nach dem Rechnungsdatum oder einem durch Vertrag oder Letter of Agreement festgelegten Ereignis fällig ist.

Wenn eine Rechnung keine Zahlungsbedingungen enthält und/oder das Fälligkeitsdatum der Rechnung nicht durch einen Letter of Agreement oder Vertrag festgelegt ist, geht die PSF von folgenden Zahlungsbedingungen ab dem Rechnungsdatum aus:

  • 7 Tage für Zuschüsse und Auszeichnungen
  • 15 Tage für Einzelpersonen
  • 30 Tage für Organisationen

Alle Rechnungen müssen genehmigt und vollständige Steuerdokumente eingereicht werden, bevor die Zahlung ausgestellt wird.

Bei Fragen zu Zahlungsbedingungen wenden Sie sich bitte an das PSF-Buchhaltungsteam.

Genehmigungsprozess

Alle Rechnungen müssen vor der Zahlung genehmigt werden.

Zuschüsse, einschließlich finanzieller Unterstützung, Auszeichnungen und Honorare, werden im Voraus genehmigt.

Rechnungen im Zusammenhang mit Softwareentwicklung oder Benutzererfahrung müssen vom zuständigen Projektmanager genehmigt werden; Projektmanager werden ermutigt, Rechnungen innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt zu genehmigen. Alle anderen Rechnungen, einschließlich Projektmanagement, müssen von einem PSF-Mitarbeiter genehmigt werden. Das PSF-Buchhaltungsteam holt derzeit die Genehmigung über Adobe Echosign oder E-Mail ein.

OFAC Sanktionierte Länder

Das Office of Foreign Assets and Control (OFAC) veröffentlicht Listen von Einzelpersonen und Unternehmen, die von Zielstaaten besessen oder kontrolliert werden oder für diese handeln oder in ihrem Namen handeln. Die US-Regierung verbietet US-Bürgern, in den USA ansässigen Unternehmen und US-Zweigstellen ausländischer Unternehmen die Geschäftsabwicklung mit Ländern oder Parteien auf diesen Listen. Die Listen umfassen Einzelpersonen, Gruppen und Unternehmen, wie Terroristen und Narkotika-Händler, die im Rahmen von Programmen, die nicht länderspezifisch sind, aufgeführt sind. Die Specially Designated Nationals (SDN)-Liste enthält Namen von Personen, Banken, Unternehmen usw., denen die Geschäftsabwicklung in den USA untersagt wurde. OFAC-Listen ändern sich häufig und werden auf der Website des OFAC veröffentlicht.

Die Python Software Foundation hält sich an die OFAC-Vorschriften, um zivil- und strafrechtliche Strafen zu vermeiden. Bevor das PSF-Buchhaltungsteam neue Lieferanten in sein System aufnimmt, prüft die PSF die OFAC-Listen, um sicherzustellen, dass der neue Lieferant konform ist. Nicht konforme Lieferanten erhalten keine Erstattungen, Zuschüsse oder andere Zahlungen.

Steuerdokumente für Lieferanten

Um eine Zahlung für eine Dienstleistung zu erhalten, benötigt die PSF vollständige Steuerdokumente, die per E-Mail an accounting@python.org gesendet werden müssen. Die Anforderungen an Steuerdokumente variieren je nach Wohnort des Lieferanten, der Art der juristischen Person, die der Lieferant verwendet, und ob der Lieferant eine US-Steueridentifikationsnummer besitzt.

Alle Lieferanten, die eine Zahlung von der PSF erhalten, müssen eines der folgenden ausgefüllten Steuerformulare einreichen:

  • W-9: für inländische Einzelpersonen und Organisationen
  • Formular 8233: für ausländische Einzelpersonen mit einer US-TIN
  • W-8BEN: für ausländische Einzelpersonen ohne US-TIN
  • W-8BEN-E: für ausländische Organisationen

Bitte kontaktieren Sie das PSF-Buchhaltungsteam, wenn Sie Fragen zu Steuerdokumenten haben, und wir werden versuchen, Ihnen zu helfen.

Steuereinbehaltung für Auftragnehmer

Inländische Einzelpersonen und Organisationen

Steuereinbehaltung

Zahlungen an inländische Einzelpersonen und Organisationen unterliegen keiner Steuereinbehaltung durch die PSF.

Formular 1099

Die PSF stellt bis zum 31. Januar des Jahres nach Leistung der Lieferantenzahlungen ein Formular 1099 pro Lieferant aus. Die PSF sendet das Formular 1099 per Post; Lieferanten können sich dafür entscheiden, das Formular per E-Mail zu erhalten.

Auf dem Formular 1099 gemeldete Zahlungen können steuerpflichtig sein; bitte konsultieren Sie Ihren Steuerberater und siehe die 1099-Seite der IRS für weitere Informationen.

Ausländische Einzelpersonen und Organisationen

Steuereinbehaltung

Zahlungen an ausländische Einzelpersonen unterliegen einer US-Bundessteuer von 30 %, es sei denn, alle folgenden Bedingungen sind erfüllt:

Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und dem Ausland

Ausländische Lieferanten können reduzierte US-Bundessteuereinbehaltungssätze beanspruchen, wenn ein Steuerabkommen zwischen ihrem Wohnsitzland und den Vereinigten Staaten besteht.

Zuerst muss der Lieferant feststellen, ob die USA ein Steuerabkommen mit dem Wohnsitzland des ausländischen Lieferanten haben, indem er die aktuelle Liste der US-Steuerabkommen verwendet.

Zweitens muss der Lieferant feststellen, ob das Steuerabkommen für die der PSF erbrachten Dienstleistungen gilt.

Bitte beachten Sie die IRS-Zusammenfassungen der verfügbaren Steuerabkommenvorteile hier oder Publikation 901 (US Tax Treaties) für weitere Informationen.

US-Steueridentifikationsnummern
  • Zu den US-Steueridentifikationsnummern gehören die Employer Identification Number (EIN), die Social Security Number (SSN) oder die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).
Beantragung einer US-ITIN

Eine US-ITIN ist eine 9-stellige Nummer, die von der U.S. Internal Revenue Service an Einzelpersonen ausgestellt wird, die keine US-EIN oder SSN haben und auch keine Möglichkeit haben, diese zu erhalten.

Im Allgemeinen müssen alle ausländischen Einzelpersonen, die eine reduzierte Einbehaltung unter einem anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen beanspruchen, eine ITIN haben (siehe Regulationsabschnitt 1.1441-1(e)(4)(vii)(A)). Siehe auch Pub. 515, Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities.

Ausländische Einzelpersonen können eine US-ITIN erhalten, indem sie das Formular W-7 ausfüllen. Dieses Formular wird per Post, über Annahmestellen und auf andere Weise bei der US-IRS eingereicht. Weitere Informationen finden Sie in den Anweisungen zum W-7.

Ausnahmen von den Anforderungen an US-TIN

Um den "substantial presence test" zu erfüllen, wäre die PSF als Einbehaltungsagent dafür verantwortlich, die Ein- und Ausreisen eines Auftragnehmers in die Vereinigten Staaten für alle PSF- und Nicht-PSF-Projekte über zwei Jahre hinweg zu verfolgen. Dies ist eine unverhältnismäßige Belastung sowohl für die PSF als auch für den Lieferanten und kann zum Zeitpunkt der Zahlung nicht vorhergesehen werden, daher erlaubt die PSF die Anwendung dieser Ausnahme zur Vermeidung der US-Bundessteuereinbehaltung nicht.

Beantragung einer Rückerstattung von einbehaltenen US-Bundessteuern

Bitte konsultieren Sie einen Steuerexperten für die für Sie beste Option. Nachfolgend sind zwei gängige Ansätze aufgeführt:

  • Ausländische Einzelpersonen können nach Ende des Jahres, in dem die Zahlung erfolgt ist, eine Steuererklärung bei der United States Internal Revenue Service einreichen. Alle US-Einkünfte müssen in der Jahressteuererklärung angegeben werden.
  • Ausländische Einzelpersonen können möglicherweise eine Gutschrift für an die USA gezahlte Steuern beantragen, wenn die Einkünfte auch vom Wohnsitzland des Lieferanten besteuert wurden.
Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)

Der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) ist ein Bundesgesetz der Vereinigten Staaten, das darauf abzielt, die Steuereinhaltung zu verbessern.

Zahlungspflichtige wie die PSF müssen:

  • Verfahren zur Kategorisierung ausländischer Zahlungsempfänger und zur Identifizierung von Zahlungen, die der Einbehaltung unterliegen, haben.
  • Verfahren zur Meldung und Einbehaltung von Steuern von Zahlungen, die der Einbehaltung unterliegen, haben.
  • Die entsprechenden Dokumente, wie z. B. Formulare W-9, 8233 oder die W-8-Serie, erhalten, um den FATCA-Status des Zahlungsempfängers zu überprüfen.

Formular 1042-S

Die PSF stellt bis zum 15. März des Jahres nach Leistung der Lieferantenzahlungen ein Formular 1042-S pro Lieferant aus. Die PSF sendet das Formular 1042-S per E-Mail und sendet bei Anfrage eine physische Kopie an den Lieferanten.

Auf dem Formular 1042-S gemeldete Zahlungen können steuerpflichtig sein; bitte konsultieren Sie Ihren Steuerberater.